הוראות ניהול ספרים - מסמכים ממוחשבים

בשנים האחרונות, צצו להן, כפטריות לאחר הגשם, חברות אשר מציעות שירותיהן למשלוח מסמכים חשבונאיים ממוחשבים (קבלות, חשבוניות וכיו"ב), בחתימה אלקטרונית ללקוחות העסק שלך.

החל משנת 2004, עודכנו הוראות ניהול הספרים של מס הכנסה, כך שהחל משנה זו, התאפשר לנישומים לעשות שימוש במסמכים ממוחשבים.

מהו מסמך ממוחשב?

מסמך ממוחשב הוא מסמך שמתקיים בו כל אחד מאלה:

(1) הוא נוצר, נשלח, נקלט, נראה ונשמר באמצעים ממוחשבים.

(2) הוא חתום בחתימה אלקטרונית מאושרת או בחתימה אלקטרונית מאובטחת, של עורך התיעוד (חתימה אלקטרונית מאושרת/מאובטחת - כהגדרתה בחוק חתימה אלקטרונית, התשס"א-2001).

(3) צוינו בו בצורה בולטת לעין המלים "מסמך ממוחשב".

מהם הצעדים שעליי לעשות, על מנת לעמוד בהוראות מס הכנסה, בכל הקשור להפקת מסמכים ממוחשבים?

1.יש לוודא שהתוכנה אושרה על ידי מס הכנסה.

2. יש להודיע לפקיד שומה, בדואר רשום, על כוונתינו לשלוח מסמכים ממוחשבים. את הודעה זו יש לשלוח לפקיד השומה לפני הפקת המסמך הממוחשב הראשון (מצ"ב נוסח כנספח למאמר זה).

3. המסמך הממוחשב יישלח רק למי שהביע את הסכמתו, בכתב או באופן ממוחשב לקבל מסמכים ממוחשבים מאותו שולח. יש לקבל את הסכמת הלקוח לפני הפקת המסמך הממוחשב הראשון. ללקוח הזכות לבטל הסכמתו לכך, במקרה שכזה - לא נוכל עוד לשלוח לאותו לקוח מסמכים ממוחשבים.

4. הנישום ישמור את ההסכמה הנ"ל ו/או את ביטולה, לפי העניין, כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות שלו.

5. נישום המבקש לשלוח מסמך ממוחשב חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת, יקבל את התקבול בשל הפעולה רק באופן המאפשר זיהוי של הצדדים לעסקה:

א. כרטיס אשראי של הלקוח, כאשר השובר ערוך לפקודת הנישום;

ב. ש'ק משורטט על שם הלקוח, שנכתב עליו "לא סחיר", לפקודת הנישום בלבד.

ג. העברה ישירה מחשבון הבנק של הלקוח לזכות חשבון הבנק של הנישום, הכלול במערכת חשבונותיו.

שימו לב - מזומן אינו מאחד אמצעי התשלום המותרים בהוראות, בכל הקשור למסמכים ממוחשבים החתומים בחתימה אלקטרונית מאובטחת.

בפרקטיקה, לקוחות רבים (שערים להוראות החוק) עלולים שלא להסכים לקבל מסמכים ממוחשבים, מאחר ועליהם לשמור את מסמך המקור, קרי – הקובץ עצמו המהווה קבלה/חשבונית, למשך 7 שנים!

לסיכום:

1. יש לוודא שהתוכנה אושרה ע"י מס הכנסה.

2. יש להודיע מראש לפקיד השומה, בדואר רשום, על כוונתינו להפיק מסמכים ממוחשבים.

3. יש לקבל את הסכמת הלקוחות ולתעד אותה.

4. יש לקבל התמורה רק בכרטיס אשראי, העברה בנקאים או ש'ק.

אין לראות בכתוב לעיל כייעוץ או כמתן חוות דעת, אלא כהוראות החוק בלבד.

נשמח לסייע בכל שאלה בקבוצת הפייסבוק "שואלים רואה חשבון".